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Explicatif · Microsoft 365

SharePoint, c'est quoi exactement ?

Définition, à quoi ça sert réellement, et la différence avec OneDrive et Teams. SharePoint n'est pas un disque dur en ligne : c'est le socle documentaire de l'entreprise, et c'est pour ça qu'on le trouve compliqué quand on l'utilise comme un simple dossier partagé.

Lire la définition SharePoint, OneDrive ou Teams ?
Définition

SharePoint est la plateforme documentaire et collaborative de Microsoft, incluse dans la plupart des abonnements Microsoft 365. Elle sert à stocker, organiser, partager et retrouver les documents de l'entreprise, en gardant pour chaque fichier un historique des versions et des droits d'accès définis par équipe plutôt que par personne.

Autrement dit : c'est l'endroit où vivent les documents qui appartiennent à l'entreprise, par opposition à ceux qui appartiennent à un individu.

Cette dernière phrase est la clé, et elle explique presque toutes les difficultés que rencontrent les entreprises avec SharePoint. L'outil a été conçu autour d'une idée simple : un document professionnel n'appartient pas à la personne qui l'a créé, il appartient à l'équipe et il doit survivre à son départ. Toute la logique de SharePoint découle de là, et c'est exactement ce qui déroute quand on arrive avec des réflexes de dossier réseau ou de clé USB.

Pourquoi ça paraît compliqué

Parce qu'on l'utilise presque toujours pour la mauvaise raison au début. Une entreprise qui migre son ancien serveur de fichiers recopie son arborescence telle quelle dans SharePoint, obtient quelque chose de plus lent et de moins pratique qu'avant, et en conclut que l'outil est mauvais.

Le problème n'est pas l'outil, c'est l'usage : SharePoint n'est pas un lecteur réseau. Il range par site d'équipe et par bibliothèque, avec des métadonnées, et pas par dossiers imbriqués sur douze niveaux. Utilisé comme un lecteur réseau, il est effectivement décevant. Utilisé pour ce qu'il est, il résout des problèmes qu'un lecteur réseau ne résoudra jamais.

Les quatre choses qu'il fait et qu'un dossier partagé ne fait pas

  • L'historique des versions. Chaque enregistrement crée une version récupérable. Le fichier écrasé par erreur un vendredi soir se restaure en deux clics, sans ticket et sans bande de sauvegarde.
  • La co-édition en temps réel. Plusieurs personnes travaillent dans le même document simultanément. Fini les fichiers nommés « devis_V4_final_corrigé_JC_bis.docx ».
  • Les droits par groupe, pas par personne. On donne accès à « l'équipe commerciale », et l'arrivée ou le départ d'un commercial ne demande aucune reprise de permissions fichier par fichier.
  • La recherche sur le contenu. SharePoint indexe l'intérieur des documents, y compris le texte des PDF scannés reconnus. On retrouve un contrat par le nom du client qu'il contient, pas par le nom du fichier dont personne ne se souvient.

SharePoint, OneDrive, Teams : trois outils, un seul stockage

La confusion la plus coûteuse de Microsoft 365. Voici ce que chacun est, conceptuellement. Pour savoir où ranger quoi au quotidien, nous avons un article dédié, lié plus bas.

Le socle

SharePoint

Le stockage documentaire de l'entreprise. Organisé en sites d'équipe, chacun avec ses bibliothèques et ses droits. Les documents y sont rattachés à une équipe ou à un projet, pas à une personne.

Pour tout ce qui doit survivre au départ de celui qui l'a créé.

L'espace personnel

OneDrive

Techniquement, OneDrive pour les entreprises est une bibliothèque SharePoint dont vous êtes le seul propriétaire. Même moteur, même fonctionnement, un seul utilisateur. Vous pouvez partager un fichier, mais il reste rattaché à votre compte.

Pour vos brouillons et travaux en cours, jamais pour un document de référence.

La vitrine

Teams

Teams ne stocke rien. C'est une interface de conversation et de réunion qui affiche des fichiers. L'onglet Fichiers d'une équipe Teams est en réalité une bibliothèque SharePoint créée automatiquement. Créer une équipe Teams, c'est créer un site SharePoint sans le savoir.

Pour discuter autour des documents, pas pour les ranger.

La conséquence qu'on découvre trop tard

Puisque chaque équipe Teams crée silencieusement un site SharePoint, une entreprise qui laisse tout le monde créer des équipes se retrouve au bout de deux ans avec quarante sites SharePoint dont personne n'a la carte, des documents en double dans trois endroits, et des droits d'accès que personne n'a jamais relus.

Ce n'est pas un défaut de l'outil, c'est un défaut de gouvernance. La solution tient en deux règles : décider qui peut créer une équipe, et nommer un responsable par site. Les deux se configurent, et presque personne ne le fait avant d'avoir le problème.

À quoi ça sert vraiment en PME

Six usages qui justifient à eux seuls le déploiement. Les cinq premiers ne demandent aucun développement.

Remplacer le serveur de fichiers

Le cas le plus fréquent. Les documents deviennent accessibles depuis n'importe où sans VPN, avec versionnage et recherche. À condition de repenser l'arborescence au lieu de la recopier.

Les documents de référence

Modèles de devis, conditions générales, tarifs, procédures, trames de contrat. Une seule version fait foi, elle est datée, et personne ne travaille plus sur une copie périmée récupérée dans un courriel de l'an dernier.

L'intégration des nouveaux

Un site d'accueil avec les procédures, les accès, les contacts et les documents à lire. Le nouvel arrivant trouve seul, et la connaissance ne dépend plus de la disponibilité d'un collègue.

Le partage externe maîtrisé

Un lien vers un dossier client ou un expert-comptable, avec date d'expiration, droit de lecture seule et traçabilité de qui a ouvert quoi. Beaucoup plus sûr qu'une pièce jointe de 40 Mo envoyée à trois adresses.

Classer par métadonnées

Un même document peut être « client Dupont », « 2026 » et « contrat » sans être rangé dans trois dossiers. On filtre au lieu de naviguer. C'est le point où SharePoint dépasse définitivement le lecteur réseau.

Automatiser un circuit simple

Une note de frais déposée déclenche une demande de validation, puis un classement automatique. Faisable sans développeur avec les outils inclus, à condition de commencer par un circuit simple et non par le plus complexe.

SharePoint Online ou SharePoint Server

Deux produits portent le même nom, et la confusion est entretenue par l'ancienneté du second.

  • SharePoint Online est la version hébergée par Microsoft, incluse dans les abonnements Microsoft 365. Rien à installer, mises à jour automatiques, accessible partout. C'est ce que désigne « SharePoint » dans la quasi-totalité des conversations aujourd'hui.
  • SharePoint Server est la version installée sur vos propres serveurs, avec sa licence à acheter et son exploitation à votre charge. Elle garde un intérêt pour des contraintes très particulières de localisation ou d'intégration, mais pour une PME c'est aujourd'hui un surcoût difficile à justifier.

Dans quelles licences est-il inclus

SharePoint Online est présent dans la très grande majorité des abonnements Microsoft 365 destinés aux entreprises, y compris les formules d'entrée de gamme. Deux pièges à connaître :

  • Les abonnements grand public (Microsoft 365 Personnel ou Famille) ne contiennent pas SharePoint. Une TPE équipée en licences familiales n'y a donc pas accès, et c'est un cas que nous rencontrons régulièrement.
  • L'espace de stockage est une réserve commune à l'organisation, dimensionnée selon un socle plus une part par utilisateur. Une entreprise qui déverse vingt ans d'archives et de vidéos peut atteindre la limite, et l'extension se facture.

Le détail des formules et de ce qu'elles contiennent change régulièrement chez Microsoft. Nous le vérifions à chaque chiffrage plutôt que de l'afficher ici, pour ne pas publier une information périmée.

Ce que Microsoft ne sauvegarde pas pour vous

Point le plus mal compris de tout Microsoft 365. La corbeille de SharePoint conserve les éléments supprimés pendant une durée limitée, et l'historique des versions protège d'un écrasement. Ni l'un ni l'autre n'est une sauvegarde. Une suppression massive ancienne, un compte compromis qui chiffre les bibliothèques, ou une erreur découverte six mois plus tard ne sont pas couverts.

Microsoft garantit la disponibilité de la plateforme, pas la récupération de vos données contre vos propres erreurs. C'est le partage de responsabilité, il est écrit dans les conditions de service, et il surprend tout le monde. Nous traitons le sujet sur notre page sauvegarde SharePoint.

Les sept erreurs de déploiement

Toutes rencontrées en reprise de parc. Les trois premières suffisent à faire échouer un projet.

  • Recopier l'arborescence du serveur de fichiers à l'identique. On obtient la lenteur du cloud avec les défauts du lecteur réseau. Il faut repartir des équipes et des usages, pas des dossiers existants.
  • Des dossiers imbriqués sur dix niveaux. Au-delà de trois ou quatre niveaux, plus personne ne retrouve rien et les chemins de fichiers deviennent trop longs pour certains outils. Les métadonnées existent pour ça.
  • Migrer sans rien trier. Vingt ans de fichiers déversés tels quels, dont la moitié n'a plus aucune valeur. La migration est le seul moment où le tri est accepté par tout le monde : après, c'est trop tard.
  • Laisser tout le monde créer des équipes. Prolifération de sites fantômes, documents en triple, droits d'accès jamais relus.
  • Donner les droits à des personnes et non à des groupes. Chaque départ devient alors une reprise manuelle de permissions, et personne ne la fait complètement.
  • Ne pas former les utilisateurs. Une heure suffit, et sans elle les gens recréent leurs habitudes : copie locale, envoi par courriel, pièce jointe modifiée chacun de son côté. Tout le bénéfice de l'outil disparaît.
  • Ne pas désigner de responsable par site. Sans propriétaire nommé, une bibliothèque devient en dix-huit mois le dépotoir que le serveur de fichiers était avant.

Questions fréquentes

SharePoint c'est quoi, en une phrase ?

C'est la plateforme documentaire de Microsoft, incluse dans la plupart des abonnements Microsoft 365, qui sert à stocker, organiser, partager et retrouver les documents de l'entreprise avec un historique des versions et des droits par équipe. C'est l'endroit où vivent les documents qui appartiennent à l'entreprise, par opposition à OneDrive où vivent ceux qui appartiennent à un individu.

Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive ?

Techniquement, OneDrive pour les entreprises est une bibliothèque SharePoint dont vous êtes le seul propriétaire : même moteur, un seul utilisateur. La différence est donc d'usage, pas de technologie. OneDrive sert aux brouillons et travaux en cours, SharePoint à tout ce qui doit survivre au départ de son auteur. Un document de référence stocké dans le OneDrive de quelqu'un disparaît de la circulation le jour où son compte est fermé.

Teams et SharePoint, c'est la même chose ?

Non, mais ils sont inséparables. Teams ne stocke aucun fichier : l'onglet Fichiers d'une équipe est en réalité une bibliothèque SharePoint créée automatiquement. Créer une équipe Teams revient donc à créer un site SharePoint sans le savoir, ce qui explique la prolifération de sites dans les organisations où chacun peut créer des équipes librement.

SharePoint est-il inclus dans Microsoft 365 ?

Oui dans la très grande majorité des abonnements destinés aux entreprises, y compris les formules d'entrée de gamme. En revanche, les abonnements grand public (Microsoft 365 Personnel ou Famille) ne le contiennent pas. Une TPE équipée en licences familiales n'y a donc pas accès, situation que nous rencontrons régulièrement en reprise de parc.

SharePoint peut-il remplacer un serveur de fichiers ?

Oui, et c'est son usage le plus fréquent en PME : les documents deviennent accessibles de partout sans VPN, avec versionnage et recherche sur le contenu. À une condition impérative : repenser l'organisation au lieu de recopier l'arborescence existante. Une migration qui reproduit les dossiers à l'identique produit un résultat plus lent et moins pratique que le serveur de départ.

Faut-il sauvegarder SharePoint ?

Oui. La corbeille conserve les éléments supprimés pendant une durée limitée et l'historique des versions protège d'un écrasement, mais ni l'un ni l'autre n'est une sauvegarde. Une suppression massive ancienne, un compte compromis qui chiffre les bibliothèques ou une erreur découverte des mois plus tard ne sont pas couverts. Microsoft garantit la disponibilité de la plateforme, pas la récupération de vos données contre vos propres erreurs.

Pourquoi SharePoint paraît-il si compliqué ?

Parce qu'il est presque toujours utilisé au départ comme un lecteur réseau, usage pour lequel il n'est pas conçu. Il range par site d'équipe et par bibliothèque, avec des métadonnées, et non par dossiers imbriqués sur de nombreux niveaux. Une heure de formation et une arborescence repensée suffisent généralement à inverser complètement la perception.

Quelle différence entre SharePoint Online et SharePoint Server ?

SharePoint Online est hébergé par Microsoft et inclus dans les abonnements Microsoft 365 : rien à installer, mises à jour automatiques. SharePoint Server s'installe sur vos propres serveurs, avec sa licence à acheter et son exploitation à votre charge. Pour une PME, la version serveur est aujourd'hui un surcoût difficile à justifier, sauf contrainte très particulière de localisation ou d'intégration.

Pour aller plus loin

Où ranger quoi, concrètement
La méthode au quotidien entre SharePoint, OneDrive et Teams
Déploiement SharePoint par Infranat
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