- La Société
- Nos Expertises
Infogérance & PilotageCybersécuritéRéseau & TéléphonieCloud & Productivité
- Implantations
- Réalisations
- Actualités
Une association n'est pas une petite entreprise
On lui applique souvent les mêmes recettes, et c'est une erreur. Une association fonctionne avec des ressources votées en assemblée générale, des équipes majoritairement bénévoles qui changent, et un bureau renouvelé périodiquement. Pourtant, dès qu'elle gère un fichier d'adhérents, elle a exactement les mêmes obligations qu'une entreprise sur la protection des données.
C'est ce décalage qui crée les situations que nous rencontrons le plus souvent.
Les quatre problèmes propres au monde associatif
La mémoire part avec les bénévoles
Le trésorier qui connaissait les accès a quitté le bureau. Personne ne sait qui détient le mot de passe de la boîte générique, ni où sont les fichiers. À chaque renouvellement, une partie du savoir disparaît. C'est le risque numéro un, très au-dessus de la panne matérielle.
Les comptes partagés
Une adresse de contact utilisée par six personnes avec le même mot de passe. Impossible de savoir qui a fait quoi, impossible de retirer l'accès à une seule personne quand elle part, et une fuite compromet tout d'un coup. C'est commode au quotidien et ingérable sur la durée.
Les données des adhérents, souvent sensibles
Un fichier d'adhérents est un traitement de données personnelles. Et selon votre objet, il va plus loin : un club sportif conserve des certificats médicaux, une association d'aide sociale des informations sur des personnes vulnérables, une association de parents des données concernant des mineurs. Ce sont des catégories qui appellent une vigilance renforcée, et ces fichiers circulent fréquemment par courriel ou vivent sur l'ordinateur personnel d'un bénévole.
Personne n'a le temps
L'informatique n'est le métier de personne dans l'association, et ce n'est pas pour cela que vos bénévoles se sont engagés. Les sujets sont traités dans l'urgence, entre deux événements.
Les licences Microsoft 365 données aux associations
C'est l'avantage le plus concret, et le plus mal connu. Microsoft dispose d'un programme de dons de licences à destination des associations éligibles. Nous sommes partenaire Microsoft : nous montons le dossier d'éligibilité, nous le suivons jusqu'à la validation par Microsoft, et nous déployons l'environnement derrière.
Messagerie professionnelle à votre nom de domaine, espaces de travail partagés, visioconférence, travail simultané sur les documents, et sauvegarde des données : pour beaucoup d'associations, cela remplace un empilement d'outils gratuits mal maîtrisés, sans coût de licence.
Ce que personne ne vous dit sur ces licences
Les licences données par Microsoft sont réservées aux salariés de l'association et à ses dirigeants bénévoles, c'est-à-dire les membres du bureau. Les bénévoles ordinaires en sont exclus, de même que les bénéficiaires et les donateurs.
Concrètement : une association de 40 bénévoles avec 2 salariés et 4 membres de bureau n'obtiendra pas 46 licences gratuites. Les bénévoles relèvent de licences payantes à tarif associatif réduit, nettement moins chères que le tarif commercial. Nous préférons vous le dire avant le dossier plutôt qu'après : c'est cette règle qui détermine votre budget réel.
[A CONFIRMER] Le volume de licences données n'est volontairement pas chiffré sur cette page : Microsoft a modifié ce programme à plusieurs reprises, et une page qui annonce un nombre devient fausse sans que personne ne s'en aperçoive. Si vous souhaitez afficher un chiffre, vérifiez-le sur le portail partenaire au moment de la publication et prévoyez une revue annuelle.
Nous vérifions également votre éligibilité au programme équivalent de Google Workspace pour les associations, dont nous sommes également partenaire, et nous vous orientons vers celui qui correspond à vos usages réels plutôt que vers celui que nous préférons déployer.
Ce que nous mettons en place
Un compte par personne, et une sortie propre
Fin des comptes partagés. Chaque bénévole, salarié ou membre du bureau dispose de son accès, avec les droits correspondant à sa fonction. Quand quelqu'un part, on retire un accès sans toucher aux autres, et les documents restent dans l'association. C'est le correctif qui change le plus de choses au quotidien.
La protection du fichier des adhérents
Centralisation dans un espace contrôlé plutôt que des copies par courriel, restriction des accès aux seules personnes concernées, journalisation des consultations pour les données sensibles, chiffrement et sauvegarde testée. Nous vous aidons également à documenter ce traitement, ce que le règlement vous impose et que presque aucune association n'a formalisé.
Une continuité qui survit au renouvellement du bureau
Les accès sont documentés et détenus par l'association, pas par une personne. À chaque changement de bureau, la transmission se fait en une réunion au lieu d'une enquête. C'est aussi ce qui vous protège d'un départ conflictuel.
Un support que les bénévoles peuvent appeler
Sans compteur et sans jargon. Vos bénévoles ne sont pas des informaticiens et n'ont pas à le devenir pour obtenir de l'aide.
Le matériel, sans surpayer
Nous privilégions le reconditionné de qualité professionnelle garanti quand il convient à l'usage, et nous planifions les renouvellements sur votre cycle budgétaire plutôt que dans l'urgence d'une panne.
Et le budget
Notre offre démarre à 15 € HT par poste et par mois, support illimité inclus, sans engagement de longue durée. Pour une association, nous construisons le devis en tenant compte de deux spécificités : le nombre de postes réellement à maintenir, souvent très inférieur au nombre de membres, et votre calendrier budgétaire, pour que la dépense tombe au bon exercice.
[A CONFIRMER] Si vous appliquez un tarif associatif spécifique ou une remise, il faut l'indiquer ici. En l'absence de grille associative formalisée, cette page ne promet aucune remise, seulement une construction de devis adaptée.
Questions fréquentes des associations
Les licences Microsoft 365 sont-elles vraiment gratuites ?
Pour les salariés et les dirigeants bénévoles d'une association éligible, oui : Microsoft les donne. Pour les bénévoles ordinaires, non : ils relèvent de licences payantes à tarif associatif réduit. C'est Microsoft qui fixe cette règle et qui valide l'éligibilité ; nous montons et suivons le dossier.
Nous n'avons aucun salarié, sommes-nous éligibles ?
L'éligibilité au programme ne dépend pas de la présence de salariés mais du statut de l'association. En revanche, le nombre de licences données dépend des personnes qui y ont droit, salariés et membres du bureau. Nous faisons ce calcul avec vous avant de déposer le dossier.
Devons-nous nommer un délégué à la protection des données ?
Ce n'est obligatoire que dans certains cas, notamment le traitement à grande échelle de données sensibles. Beaucoup d'associations n'y sont pas tenues mais doivent malgré tout documenter leurs traitements et sécuriser leurs fichiers. Nous qualifions votre situation lors de l'audit.
Nos bénévoles utilisent leur ordinateur personnel. Est-ce un problème ?
C'est courant et ce n'est pas rédhibitoire, mais cela doit être encadré : séparation des données de l'association, accès révocable, et interdiction de conserver localement le fichier des adhérents. Nous mettons en place ce cadre sans vous obliger à équiper tout le monde.
Autres profils
- Infogérance TPE : de 1 à 9 postes, sans informaticien interne
- Infogérance PME : de 10 à 249 salariés, gouvernance et conformité
- Microsoft 365 : déploiement et administration
- Cybersécurité et protection des données