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Explicatif · Budget

Construire un budget informatique de PME

La méthode poste par poste, les six lignes systématiquement oubliées, et comment le défendre devant une direction. Nous ne vous donnerons pas de pourcentage du chiffre d'affaires, et nous expliquons pourquoi.

La méthode Les lignes oubliées

Pourquoi nous ne donnons pas de pourcentage du chiffre d'affaires

Vous lirez partout qu'une entreprise doit consacrer tel pourcentage de son chiffre d'affaires à l'informatique. Ces chiffres circulent beaucoup et sont rarement sourçables, mais surtout ils n'ont aucun sens pour une PME.

Un cabinet de conseil de quinze personnes et une entreprise de négoce de quinze personnes réalisent des chiffres d'affaires sans rapport, pour un besoin informatique quasi identique. Le chiffre d'affaires n'est pas le bon dénominateur : le nombre d'utilisateurs l'est, parce que c'est lui qui détermine les licences, les postes, le support et les sauvegardes.

Un budget informatique se construit donc par le bas, poste par poste, et jamais par un ratio appliqué d'en haut.

Le principe

Un budget informatique de PME se compose de deux blocs qu'il faut séparer : les charges récurrentes, qui tombent chaque mois et dépendent du nombre d'utilisateurs, et les investissements, qui dépendent de l'âge du parc et doivent être lissés au lieu d'être subis par vagues.

La maturité d'un budget informatique se mesure à une seule chose : la deuxième ligne est-elle planifiée, ou découverte ?

La méthode : construire par utilisateur

Comptez votre nombre d'utilisateurs, puis remplissez ces lignes. Les ordres de grandeur ci-dessous sont des repères de construction pour une PME française, à affiner avec vos devis réels.

Ligne récurrente Unité Repère de construction
Licences bureautique et messagerie Par utilisateur et par mois De l'entrée de gamme professionnelle au niveau avec sécurité avancée, l'écart est de l'ordre de trois à quatre fois
Infogérance et support Par poste et par mois Chez Infranat, à partir de 15 € HT. Le marché français des TPE et PME se situe majoritairement entre 15 et 60 € selon le périmètre et les engagements
Sauvegarde Par poste ou au volume Souvent incluse dans le forfait d'infogérance pour les postes, à chiffrer séparément pour les serveurs
Protection des postes Par poste et par mois Incluse dans certains forfaits, en supplément pour les versions managées
Lien Internet et téléphonie Par site Variable selon le débit, la garantie de rétablissement et le lien de secours
Logiciels métier Par utilisateur ou forfait Le poste le plus variable, et souvent le plus lourd. À chiffrer auprès de l'éditeur
Abonnements de sécurité des équipements Par équipement et par an Pare-feu et filtrage : sur cinq ans, souvent supérieur au prix d'achat du boîtier

Ces ordres de grandeur sont donnés pour vous aider à repérer une ligne absente, pas pour remplacer vos devis. Un budget construit ainsi est défendable en comité de direction parce que chaque ligne se rattache à un nombre d'utilisateurs ou d'équipements, et non à une intuition.

Les six lignes systématiquement oubliées

Ce sont elles qui produisent les dépassements, et elles sont toutes prévisibles.

  • Le renouvellement du matériel, lissé. La ligne la plus importante et la plus souvent absente. Avec une durée de vie de cinq ans, il faut remplacer un cinquième du parc chaque année. Un budget sans cette ligne ne prévoit rien, et tombe sur un mur l'année où quarante postes arrivent ensemble en fin de vie. Voir la gestion de parc.
  • Les abonnements des équipements de sécurité. Un pare-feu n'est pas un achat unique : son intelligence vient de bases de signatures renouvelées par abonnement annuel. Sur cinq ans, ce total dépasse souvent le prix du boîtier. Voir le pare-feu.
  • Les frais de mise en service. À chaque changement de prestataire ou mise en place d'un nouveau service, il y a un coût initial : audit, reprise de parc, déploiement de la supervision, documentation. Il est normal, il est ponctuel, et il doit figurer au budget de l'année concernée.
  • Les projets. Un déménagement, l'ouverture d'un site, une migration, un recâblage, un changement de logiciel métier. Ils ne sont jamais couverts par un forfait d'infogérance et pourtant ils arrivent. Une enveloppe annuelle, même modeste, vaut mieux qu'un arbitrage en urgence.
  • La croissance de l'effectif. Si vous prévoyez cinq recrutements, prévoyez cinq postes, cinq licences, cinq lignes de support, et le délai d'approvisionnement du matériel. C'est évident écrit ainsi, et c'est régulièrement oublié dans les budgets.
  • La formation. Le poste le plus rentable et le premier supprimé. Une heure de formation sur l'outil documentaire évite des mois de mauvais usage, et une sensibilisation courte sur les demandes financières frauduleuses peut éviter un virement.

Le faux économie le plus coûteux

Repousser le renouvellement du matériel ne fait pas économiser, cela déplace et augmente la dépense. Un poste de sept ans coûte en temps de support, en lenteur subie par son utilisateur, en incompatibilité avec les logiciels à jour, et en exposition de sécurité une fois le système hors support.

Et il finit par être remplacé en urgence, donc au prix du jour et sans négociation, souvent après un incident. L'économie apparente des trois premières années se paie intégralement la quatrième.

Comment le défendre en comité de direction

Un budget informatique se fait refuser rarement sur son montant, et souvent sur sa présentation. Quatre déplacements changent la discussion.

1. Parler en coût par utilisateur, pas en total

« 42 000 € d'informatique » déclenche une négociation. « 58 € par collaborateur et par mois, tout compris » déclenche une comparaison avec d'autres postes de charge, et cette comparaison vous est favorable : c'est moins que les tickets restaurant, moins que la ligne téléphonique mobile dans beaucoup d'entreprises, et personne ne remet ces lignes en question.

2. Séparer ce qui est obligatoire de ce qui est un choix

Présentez trois colonnes : ce qui est contraint (licences, support, sauvegarde, sécurité minimale, remplacement du matériel hors support), ce qui est nécessaire mais arbitrable dans le temps, et ce qui est souhaitable. Une direction qui peut couper dans la troisième colonne ne touche pas à la première. Une direction à qui l'on présente un total indifférencié coupe au hasard.

3. Chiffrer le coût de l'arrêt

C'est l'argument qui porte le plus, et il se calcule en cinq minutes : masse salariale chargée mensuelle divisée par le nombre de jours ouvrés, pour obtenir le coût d'une journée d'arrêt total. Ajoutez le chiffre d'affaires non réalisé si l'activité en dépend directement.

Le résultat surprend presque toujours, et il recadre la discussion. Une ligne de sauvegarde ou un contrat de support avec intervention sous quatre heures se compare alors à ce chiffre-là, et non à zéro.

4. Montrer l'année suivante

Un budget présenté sur trois exercices, avec la pyramide des âges du parc et les échéances connues (fin de support d'un système, fin de contrat constructeur, renouvellement d'un équipement), transforme une demande en plan. Et un plan se discute, alors qu'une demande se refuse.

Un budget bas n'est pas toujours un bon budget

Nous reprenons régulièrement des parcs dont le budget informatique était remarquablement faible pendant des années. Le coût ne s'est pas évaporé : il s'est transformé en temps perdu par les équipes, en incidents répétés, en dette technique, et parfois en un incident majeur dont la facture dépasse dix ans d'économies.

À l'inverse, un budget élevé n'est pas une garantie : nous voyons aussi des entreprises qui paient des licences inutilisées, des abonnements oubliés et des niveaux de service qu'elles n'exploitent pas. Le bon budget n'est ni le plus bas ni le plus haut, c'est celui dont chaque ligne se justifie.

Questions fréquentes

Quel pourcentage du chiffre d'affaires consacrer à l'informatique ?

Aucun, et c'est un mauvais raisonnement pour une PME. Un cabinet de conseil et une entreprise de négoce de quinze personnes chacun réalisent des chiffres d'affaires sans rapport pour un besoin informatique quasi identique. Le bon dénominateur est le nombre d'utilisateurs, car c'est lui qui détermine les licences, les postes, le support et les sauvegardes. Un budget se construit par le bas, poste par poste.

Quelle est la ligne la plus souvent oubliée d'un budget informatique ?

Le renouvellement du matériel, lissé. Avec une durée de vie de cinq ans, il faut remplacer un cinquième du parc chaque année. Un budget sans cette ligne ne prévoit rien et tombe sur un mur l'année où une grande partie du parc arrive en fin de vie en même temps. Viennent ensuite les abonnements des équipements de sécurité, qui dépassent souvent sur cinq ans le prix d'achat du boîtier.

Comment se compose un budget informatique de PME ?

De deux blocs à séparer. Les charges récurrentes, qui tombent chaque mois et dépendent du nombre d'utilisateurs : licences, support et infogérance, sauvegarde, protection des postes, lien Internet et téléphonie, logiciels métier, abonnements de sécurité. Et les investissements, qui dépendent de l'âge du parc et doivent être lissés plutôt que subis par vagues.

Combien coûte l'infogérance par poste ?

Chez Infranat, à partir de 15 € HT par poste et par mois. Le marché français des TPE et PME se situe majoritairement entre 15 et 60 € HT selon le périmètre couvert, le niveau de sécurité et les engagements de délai. À cela s'ajoutent des frais de mise en service ponctuels au démarrage, qui couvrent l'audit, la reprise du parc et le déploiement de la supervision.

Comment défendre un budget informatique devant une direction ?

Quatre déplacements. Parler en coût par collaborateur et par mois plutôt qu'en total annuel. Séparer ce qui est contraint, ce qui est arbitrable dans le temps et ce qui est souhaitable, pour que les coupes se fassent au bon endroit. Chiffrer le coût d'une journée d'arrêt, qui se calcule en cinq minutes et surprend toujours. Et présenter trois exercices avec les échéances connues, car un plan se discute alors qu'une demande se refuse.

Comment calculer le coût d'une journée d'arrêt ?

Divisez votre masse salariale chargée mensuelle par le nombre de jours ouvrés du mois : vous obtenez le coût d'une journée où personne ne peut travailler. Ajoutez le chiffre d'affaires non réalisé si votre activité en dépend directement, par exemple en production ou en commerce. C'est à ce chiffre que doivent se comparer une ligne de sauvegarde ou un contrat d'intervention sous quatre heures.

Repousser le renouvellement du matériel fait-il économiser ?

Non, cela déplace et augmente la dépense. Un poste de sept ans coûte en temps de support, en lenteur subie par son utilisateur, en incompatibilité avec les logiciels à jour, et en exposition de sécurité dès que son système n'est plus corrigé. Il finit remplacé en urgence, au prix du jour et sans négociation, souvent après un incident. L'économie apparente des premières années se paie intégralement ensuite.

Un budget informatique faible est-il un bon signe ?

Pas nécessairement. Dans les parcs que nous reprenons avec un budget historiquement très bas, le coût ne s'est pas évaporé : il s'est transformé en temps perdu par les équipes, en incidents répétés, en dette technique, et parfois en un incident majeur dont la facture dépasse des années d'économies. À l'inverse, un budget élevé peut masquer des licences inutilisées et des abonnements oubliés. Le bon budget est celui dont chaque ligne se justifie.

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