Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un écart de licences ?
C'est la différence entre ce que vous utilisez réellement et ce que vous avez le droit d'utiliser selon vos contrats. C'est la notion qui se chiffre lors d'un audit éditeur. La plupart des écarts ne résultent d'aucune fraude mais d'une accumulation d'actes de bonne foi : logiciel installé sur un second poste en attendant, licence non réaffectée après un départ, machine virtuelle dupliquée pour un test.
Peut-on transférer une licence OEM sur un nouvel ordinateur ?
Non. Une licence OEM est vendue avec un matériel neuf à prix réduit, et elle est liée à cette machine : elle ne peut pas la suivre. Reprendre la clé d'un poste remplacé pour la poser sur son successeur est l'erreur la plus répandue, et elle est commise de bonne foi par des entreprises qui pensent utiliser un bien qu'elles ont acheté.
Qu'est-ce qu'une licence d'accès client ?
C'est le droit, pour un utilisateur ou un appareil, d'accéder à un serveur. Elle s'ajoute à la licence du serveur lui-même. C'est la source d'écart la plus courante et la plus mal comprise : le serveur a bien été acheté, mais les utilisateurs ajoutés année après année n'ont jamais été accompagnés des accès correspondants.
Comment se déroule un audit éditeur ?
Un courrier annonce une revue de conformité et demande un inventaire, parfois avec un outil de collecte à exécuter sur le parc. Un rapprochement est fait entre l'installé et ce que les achats justifient. L'écart est chiffré, généralement au tarif public et non au tarif négocié habituel, avec d'éventuels frais et une rétroactivité. Une régularisation est proposée, souvent avec une offre de migration vers un abonnement.
L'éditeur a-t-il le droit de m'auditer ?
Oui dans la plupart des cas, car les contrats de licence comportent fréquemment une clause d'audit que vous avez acceptée en signant. Ce n'est donc pas une procédure exceptionnelle mais l'exercice d'un droit contractuel. Les modalités, les délais de préavis et le périmètre figurent dans vos conditions contractuelles, qu'il est utile de relire avant de répondre.
Que risque une entreprise non conforme ?
Financièrement, la régularisation au tarif public, parfois majorée de frais et appliquée rétroactivement. Juridiquement, le logiciel étant protégé par le droit d'auteur en France, un usage au-delà de ce que la licence autorise peut constituer une contrefaçon, avec les conséquences civiles et pénales attachées. En pratique les éditeurs privilégient largement une régularisation commerciale, mais ce fondement explique le rapport de force.
Les clés de licence vendues très bon marché en ligne sont-elles valables ?
Le prix anormalement bas est le signal d'alerte. Ces clés proviennent souvent de volumes destinés à d'autres usages ou à d'autres zones géographiques, et leur revente n'est pas conforme aux conditions de l'éditeur. Elles s'activent, parfois pendant des années, puis cessent de fonctionner ou ressortent comme non valides lors d'un audit. L'économie initiale devient alors une régularisation au tarif public.
Les règles changent-elles en environnement virtualisé ?
Oui, et cela surprend régulièrement. Selon l'éditeur, le droit d'usage s'évalue au niveau de l'hôte physique et non de la machine virtuelle, si bien que déplacer une machine virtuelle d'un serveur à l'autre peut créer un besoin de licence supplémentaire. C'est un point à instruire avant la mise en place d'une infrastructure virtualisée.
Comment prouver que j'ai acheté une licence ?
Par les justificatifs conservés : factures, bons de commande, certificats, contrats, courriels de confirmation, avec éditeur, date, quantité et référence. C'est le point faible le plus fréquent : dans les dossiers que nous accompagnons, le problème n'est presque jamais l'usage non autorisé mais l'incapacité à prouver un achat pourtant réalisé. Faute de preuve, une licence payée est traitée comme absente.
Peut-on payer trop de licences ?
Oui, et c'est fréquent. Abonnements de salariés partis, licences en double après une fusion d'outils, plans supérieurs souscrits pour une fonction que personne n'utilise. Un inventaire sérieux chiffre l'écart dans les deux sens, et il n'est pas rare que la régularisation se solde par une économie nette.
