Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
C'est un procédé technique qui permet d'identifier le signataire et de garantir que le document n'a pas été modifié après la signature. Son cadre en Europe est le règlement dit eIDAS, qui définit trois niveaux de fiabilité croissante : simple, avancée et qualifiée. En droit français une signature électronique est recevable comme preuve ; ce qui varie selon le niveau, c'est la facilité avec laquelle vous pourrez la défendre si elle est contestée.
Une signature scannée est-elle une signature électronique ?
Non. Une image de signature manuscrite collée dans un document n'identifie personne et ne garantit aucune intégrité : n'importe qui peut la copier depuis un document précédent. Sa valeur probante est faible et s'effondre dès qu'elle est contestée. Elle reste acceptable en pratique pour un document de faible enjeu entre partenaires habituels, mais ce n'est pas une signature électronique au sens du règlement.
Quels sont les trois niveaux de signature électronique ?
La signature simple repose sur une case cochée ou un code reçu par courriel, avec une identification faible. L'avancée suppose une vérification d'identité, un lien unique au signataire et la détection de toute modification ultérieure. La qualifiée ajoute une vérification d'identité en face à face ou équivalent, par un prestataire figurant sur la liste de confiance européenne, avec un dispositif de création certifié.
Quel niveau choisir pour une PME ?
La signature avancée dans la quasi-totalité des cas : devis, contrats commerciaux, contrats de travail, mandats. Elle offre le meilleur rapport entre solidité juridique et fluidité commerciale. Le niveau qualifié est plus lourd, avec une vérification d'identité contraignante pour chaque signataire, un coût supérieur et une friction réelle dont une partie de vos clients ne se relèvera pas : il ne se justifie que lorsqu'un texte l'exige.
Qu'apporte vraiment la signature qualifiée ?
Une présomption de fiabilité : c'est à celui qui conteste d'apporter la preuve contraire, et non à vous de prouver la fiabilité du procédé. C'est un renversement de la charge de la preuve, précieux dans un contentieux. Mais pour des documents qui ne font pas l'objet de contestations, c'est un confort coûteux. La question à poser à son conseil est de savoir si un texte impose un niveau pour ce document précis.
Qu'est-ce que le dossier de preuve ?
C'est l'ensemble des éléments attestant des circonstances de la signature : identité vérifiée, horodatage, adresse de connexion, consentements recueillis, justificatifs présentés, trace des courriels et codes envoyés. C'est lui qui donne sa valeur à la signature, bien plus que le document signé lui-même. Il doit être téléchargé et conservé au même endroit et pour la même durée que le document.
Le PDF signé suffit-il à conserver ?
Non, et c'est l'erreur la plus fréquente. L'entreprise télécharge le PDF, le classe, et laisse le dossier de preuve chez le prestataire de signature. Trois ans plus tard, le contrat est contesté, l'abonnement a été résilié entre-temps, et il ne reste qu'un PDF dont la valeur est considérablement réduite. Téléchargez le dossier de preuve au moment de la signature, pas plus tard.
Quelle différence entre signature et cachet électronique ?
La signature engage une personne physique et vaut consentement : contrat, mandat, bulletin de paie. Le cachet engage une personne morale et atteste de l'origine et de l'intégrité d'un document émis par l'entreprise, sans engagement d'une personne particulière. Le cachet est l'outil adapté aux documents émis en masse comme les factures, les relevés et les attestations, et beaucoup d'entreprises cherchent une signature là où un cachet est la bonne réponse.
À quoi sert l'horodatage ?
Il n'engage personne : il atteste qu'un document existait à une date donnée, ce qui sert à établir une antériorité ou une preuve de date. Il a aussi un rôle technique essentiel : une signature horodatée au moment de son apposition reste vérifiable après l'expiration du certificat utilisé, alors que sans horodatage cette vérification devient difficile.
Que vérifier avant de choisir un prestataire de signature ?
Le niveau de signature réellement délivré, qui n'est pas toujours celui que suggère la communication commerciale. La durée pendant laquelle il conserve les éléments de preuve. Et surtout vos conditions de sortie : comment récupérez-vous les dossiers de preuve si vous résiliez, dans quel format et dans quel délai. C'est la même question de réversibilité que pour tout archivage.
