Questions fréquentes
Quelle différence entre archivage et sauvegarde ?
Une sauvegarde répond à « comment revenir en arrière après un incident » : elle est récente, tourne, écrase les anciennes versions, et sert à aller vite. Un archivage répond à « comment prouver dans huit ans » : il est figé, doit démontrer qu'il n'a pas été modifié et rester lisible longtemps après la disparition des logiciels qui l'ont produit. Les deux sont nécessaires et ne se substituent pas.
Mes sauvegardes couvrent-elles mes obligations de conservation ?
Non. Une sauvegarde avec une rétention de quatre semaines, qui est un réglage sain, ne conserve rien à l'échelle de dix ans. Et elle ne prouve pas l'intégrité : un fichier restauré est une copie dont rien n'atteste qu'elle n'a pas été altérée. Penser ses obligations couvertes par les sauvegardes est une confusion fréquente et coûteuse.
Combien de temps conserver les factures ?
Dix ans est la durée couramment retenue au titre comptable, et c'est elle qui structure le reste puisqu'elle dépasse la durée fiscale. Avec la facturation électronique, c'est la forme structurée de la facture qu'il faut conserver et non une impression. Faites confirmer la durée applicable à votre situation par votre expert-comptable.
Combien de temps conserver les bulletins de paie ?
Cinq ans est la durée couramment retenue pour l'employeur. À noter que le salarié, lui, a intérêt à les conserver jusqu'à la liquidation de sa retraite : la copie numérique que vous lui remettez a donc une valeur durable, ce qui plaide pour un format lisible et pérenne plutôt que l'accès à un portail qui fermera un jour.
Le RGPD oblige-t-il à supprimer des documents ?
Oui, pour les données personnelles : vous devez définir une durée de conservation et supprimer au-delà. Conserver indéfiniment n'est pas une précaution mais un manquement. Les cas les plus fréquents sont les candidatures spontanées anciennes, les fichiers de prospection jamais purgés, les boîtes d'anciens salariés gardées « au cas où » et les enregistrements de vidéosurveillance dont la rotation n'a jamais été réglée.
Comment concilier conservation légale et minimisation RGPD ?
Il n'y a pas de contradiction. Une facture se conserve dix ans parce que la loi l'exige : c'est une base légale qui prime sur la minimisation. Un fichier de prospection n'a aucune obligation de conservation et doit être purgé. La question à se poser document par document est : qu'est-ce qui m'oblige à le garder ? Sans réponse, la durée doit être courte.
Un PDF sur un serveur de fichiers suffit-il comme archive ?
Non, pas si la valeur probante compte. Un dossier sur un serveur où n'importe qui peut écraser un fichier ne permet pas de démontrer l'intégrité. Un archivage digne de ce nom calcule une empreinte au dépôt, horodate, et stocke de façon non modifiable, de sorte que le document puisse être présenté avec l'assurance qu'il n'a pas changé.
Quel format choisir pour archiver ?
Des formats ouverts et largement répandus, et surtout pas le format propriétaire d'un logiciel métier. Dix ans en informatique c'est long : le jour où l'éditeur disparaît ou refond son produit, les archives deviennent des fichiers que plus rien ne sait ouvrir. Un export dans un format neutre réalisé au moment de l'archivage règle le problème une fois pour toutes.
Un disque dans un coffre suffit-il ?
Rarement, car aucun support ne tient dix ans sans surveillance. L'archivage suppose une migration périodique vers un nouveau support, ce qui en fait un processus et non un dépôt. C'est l'une des raisons pour lesquelles un archivage externalisé, où la recopie est assurée par le prestataire, est souvent plus sûr qu'un support confié à l'oubli d'une armoire.
Que vérifier avant de confier ses archives à un prestataire ?
La réversibilité, avant de signer : comment vous récupérez vos archives, dans quel format et dans quel délai. Une archive que vous ne pouvez pas extraire sans l'accord de son hébergeur n'est pas vraiment la vôtre. Vérifiez aussi la démonstration d'intégrité, la migration des supports et la possibilité de tester une restitution.
