Questions fréquentes
Quelle différence entre OneDrive et SharePoint ?
OneDrive est l'espace personnel d'un collaborateur : ce qui y est stocké lui appartient et disparaît avec son compte. SharePoint est l'espace de l'organisation, organisé en bibliothèques rattachées à des équipes ou des projets : le contenu appartient à l'entreprise et survit aux départs. La règle tient en une phrase : OneDrive pour ce qui est à moi, SharePoint pour ce qui est à nous.
Teams est-il un espace de stockage ?
Non. Teams est une interface de collaboration qui range les fichiers ailleurs. Un fichier déposé dans l'onglet Fichiers d'une équipe va dans la bibliothèque SharePoint de cette équipe. Un fichier envoyé dans une conversation privée est en revanche stocké dans le OneDrive de l'expéditeur, et simplement partagé avec les destinataires.
Où vont les fichiers envoyés dans un chat Teams ?
Dans le OneDrive de l'expéditeur, dans un dossier dédié aux partages. Ils appartiennent donc à une personne et non à l'organisation. Quand ce collaborateur quitte l'entreprise et que son compte est supprimé, ces fichiers deviennent inaccessibles : les messages restent mais les liens ne mènent plus à rien. Tout document qui compte doit être déplacé dans SharePoint.
Que deviennent les fichiers d'un salarié qui part ?
Supprimer son compte supprime son OneDrive après un bref délai de grâce, avec tout ce qu'il avait stocké personnellement ou partagé en conversation. La procédure correcte consiste, avant toute suppression, à désigner un responsable du transfert, examiner le contenu du OneDrive, déplacer dans SharePoint ce qui a une valeur collective, puis seulement supprimer le compte.
Microsoft sauvegarde-t-il mes fichiers SharePoint et OneDrive ?
Non. Microsoft réplique les données et garantit la disponibilité du service, ce qui n'est pas une sauvegarde. Ne sont couverts ni une suppression découverte trop tard, ni un chiffrement par rançongiciel propagé via la synchronisation, ni une modification en masse par erreur, ni la suppression d'un site entier. Les corbeilles offrent quelques semaines de récupération, après quoi il n'y a plus rien.
Un rançongiciel peut-il atteindre mes fichiers dans le cloud ?
Oui, par la synchronisation, qui est bidirectionnelle. Un poste infecté dont les fichiers locaux sont chiffrés remonte ces fichiers chiffrés vers le cloud, où ils écrasent les versions saines. L'historique des versions permet parfois de revenir en arrière fichier par fichier, ce qui est inexploitable sur des dizaines de milliers de documents. Seule une sauvegarde tierce permet une restauration en masse à une date donnée.
Faut-il recopier l'arborescence de mon serveur de fichiers ?
Non. Les arborescences historiques sont trop profondes, ce qui produit des chemins très longs problématiques pour la synchronisation. Les droits par dossier ne se transposent pas bien, SharePoint raisonnant par bibliothèque et par site. Et l'on emporte une proportion importante de documents inactifs. Mieux vaut partir des équipes et des usages, avec deux ou trois niveaux de profondeur, et archiver à part l'ancien contenu.
Comment partager un fichier avec un client ?
Depuis SharePoint, par un lien à durée limitée plutôt qu'en pièce jointe ou par un lien permanent. Un lien expirant évite les accès qui survivent des années à la fin de la mission. Les invitations externes créent par ailleurs des identités invitées dans votre annuaire, qu'il faut recenser et nettoyer périodiquement.
Faut-il garder l'ancien serveur après la migration ?
En lecture seule pendant quelques semaines, oui. C'est ce qui permet de retrouver sereinement le fichier que personne n'avait vu passer pendant la préparation. Le maintenir en écriture serait en revanche contre-productif : une partie des utilisateurs continuerait à y travailler, et vous auriez deux vérités en parallèle.
