Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'Exchange Online ?
C'est le service de messagerie professionnelle hébergé par Microsoft, inclus dans la plupart des abonnements Microsoft 365. Il gère les courriels, calendriers, contacts et listes de distribution. Il remplace le serveur Exchange installé dans les locaux : Microsoft assure la disponibilité du service, vous restez responsable de la configuration, des accès et de la conservation de vos données.
Qu'est-ce qu'une boîte partagée et faut-il une licence ?
Une boîte partagée est une adresse de service, du type contact ou facturation, consultée par plusieurs personnes depuis leur propre session sans mot de passe commun. Elle ne consomme aucune licence dans les limites prévues par Microsoft. Beaucoup d'entreprises paient une licence complète pour ces adresses alors qu'une conversion en boîte partagée les rend gratuites, supprime le mot de passe partagé et permet de savoir qui a répondu.
Quelle est la taille d'une boîte Exchange Online ?
De l'ordre de 50 Go sur les plans d'entrée de gamme et de 100 Go sur les plans supérieurs, les boîtes partagées disposant aussi d'une capacité propre. Ces valeurs évoluant avec les offres Microsoft, mieux vaut les vérifier sur votre plan que les supposer. L'archive en ligne, quand elle est incluse, permet de désengorger la boîte principale sans rien supprimer.
Microsoft sauvegarde-t-il mes courriels ?
Non. Microsoft garantit la disponibilité du service et réplique vos données contre la panne matérielle, ce qui n'est pas une sauvegarde. Un message supprimé reste récupérable pendant une durée limitée, de l'ordre de quelques semaines, puis disparaît définitivement. Ni une suppression massive par un compte compromis, ni la suppression d'un compte utilisateur, ni une règle de rétention mal écrite ne sont couvertes.
Que devient la boîte d'un salarié qui part ?
Supprimer son compte supprime sa boîte, avec un bref délai de grâce seulement. Si l'historique de la relation client doit être conservé, deux approches existent : convertir la boîte en boîte partagée, ce qui la conserve sans licence et permet aux collègues d'y accéder, ou s'appuyer sur une sauvegarde tierce. Ne rien faire revient à perdre cet historique quelques semaines après le départ.
Faut-il une sauvegarde tierce pour la messagerie ?
Oui, pour les mêmes raisons qu'un RAID ne remplace pas une sauvegarde. Une sauvegarde indépendante de Microsoft, avec une rétention que vous choisissez et une restauration testée, est la seule protection contre une suppression, un compte compromis, un départ mal géré ou une règle de rétention erronée. Nous la mettons en place systématiquement, pour la messagerie comme pour les fichiers.
Pourquoi mes courriels arrivent-ils en indésirable ?
Le plus souvent parce que SPF, DKIM et DMARC sont absents ou incohérents sur votre domaine. Ces trois enregistrements DNS déclarent qui peut envoyer en votre nom, signent vos messages et indiquent aux destinataires quoi faire en cas d'échec. Le piège classique est un outil tiers ajouté, comme un logiciel de facturation, sans mise à jour de l'enregistrement SPF : ses messages deviennent alors illégitimes.
Quelle différence entre une boîte partagée et un groupe de distribution ?
Une boîte partagée stocke les messages dans une boîte commune, où l'historique reste consultable par tous ceux qui y ont accès, et permet de répondre depuis l'adresse de service. Un groupe de distribution ne stocke rien : il redistribue chaque message vers les boîtes personnelles des destinataires. Pour une adresse de service où l'on doit suivre les échanges, la boîte partagée est le bon choix.
Faut-il activer l'authentification multifacteur sur la messagerie ?
Oui, c'est la mesure prioritaire. Une boîte professionnelle compromise donne accès à l'historique des échanges, ce qui permet de préparer une fraude crédible en imitant une conversation en cours, et sert de point de départ pour atteindre les autres services. Le second facteur rend un mot de passe volé largement inutilisable.
